管理職として仕事をしていると、自分の仕事だけをこなせばいいわけではありません。
会議の準備をする。
上司へ報告する。
部下から相談を受ける。
問題が起きれば状況を整理して、対応を考える。
日々いろいろなことを判断しながら、仕事を進めていく必要があります。
私自身も50代の管理職として働いていますが、こうした仕事の中でChatGPTを使う場面があります。
管理職としての判断を任せることはもちろんしません。
私の場合は、
問題があった際の現状把握や考えの整理、壁打ち、ルール面での考察を手伝ってもらう
という使い方が合っていると感じています。
たとえば、
- 会議で何を話すか整理する
- 上司への報告内容をまとめる
- 部下への伝え方を考える
- 問題が起きたときに確認すべきことを洗い出す
- 業務改善について別の視点をもらう
といった使い方です。
長く仕事をしてきた50代には、これまで積み重ねてきた経験があります。
その経験をAIに置き換える必要はありません。
むしろ、自分の経験や考えを整理するための相手としてChatGPTを使う方が、無理なく仕事に取り入れやすいと思います。
この記事では、ChatGPTをほとんど使ったことがない50代管理職でも試しやすいように、日々の業務で使える場面を具体的に紹介します。
なお、顧客情報や社員の個人情報、会社の機密情報などをそのまま入力するのは避ける必要があります。
会社でAI利用のルールが決められている場合は、そのルールを優先してください。
50代管理職はChatGPTを何に使える？
結論からいえば、管理職がChatGPTを使いやすいのは、自分で判断する前の準備や整理です。
管理職には、経験をもとに自分で判断しなければならない仕事がたくさんあります。
部下への対応。
取引先との関係。
トラブルへの対応。
人事や評価。
こうした仕事を、
「ChatGPTがこう言っているから」
という理由で決めるのは違うと思います。
一方で、判断する前に頭の中を整理したり、自分とは違う視点を確認したりする相手として使うのであれば、ChatGPTは便利です。
たとえば会議の前に、
「このテーマで会議をする予定です。確認しておいた方がいい論点を整理してください」
と相談すれば、自分では見落としていた視点が出てくることがあります。
もちろん、その内容がすべて正しいとは限りません。
AIが出した答えをそのまま使うのではなく、自分の経験と照らし合わせて必要なものを選ぶ。
50代管理職がChatGPTを仕事に取り入れるなら、この距離感がちょうどいいと私は考えています。
会議の前に論点を整理する
管理職になると、会議に参加するだけでなく、会議を進める側になることもあります。
そのときに意外と時間がかかるのが、
「この会議で何を決めたいのか」
を整理することです。
議題は決まっていても、
- 何を確認するのか
- どこまで決めるのか
- 誰に意見を聞くのか
- 事前に確認しておくことはないか
まで考えると、頭の中がまとまらないこともあります。
そんなときに、
「○○について会議をします。確認しておいた方がいい項目を整理してください」
とChatGPTに聞けば、論点を洗い出すためのたたき台を作れます。
会議資料を全部作らせる必要はない
私は、会議資料を最初から最後までChatGPTに作ってもらう必要はないと思っています。
管理職であれば、
「今回の問題はここだ」
「この数字について話す必要がある」
ということは、自分が一番分かっているはずです。
まず自分の考えを箇条書きにして、
「分かりやすい順番に整理してください」
「抜けている視点がないか確認してください」
と使う方が、実務には合いやすいと思います。
考えることまで任せるのではなく、自分の考えを整理する部分を手伝ってもらう。
という使い方です。
反対意見を考えてもらうこともできる
自分では良い案だと思っていても、会議では別の意見が出ることがあります。
そこで事前に、
「この案に反対する立場なら、どんな問題を指摘しますか？」
と聞いてみる方法もあります。
「そういう見方もあるのか」
と気づくだけでも、会議前の準備になります。
管理職として経験を積んでいると、自分なりの仕事の進め方ができてきます。
それは大きな強みです。
一方で、長く同じやり方を続けていると、自分では気づきにくい考え方の癖も出てきます。
ChatGPTは先生というより、自分とは違う視点を出してくれる壁打ち相手として使うと便利です。
上司への報告内容を整理する
管理職になると、上司へ報告する機会も増えます。
特に問題が起きたときは、
- 何が起きたのか
- 原因は何なのか
- 今どうなっているのか
- これからどうするのか
を短時間で整理して伝えなければなりません。
自分の中では状況を理解していても、説明しようとすると話が前後したり、必要以上に長くなったりすることがあります。
そんなときには、
「上司へ報告する内容を整理したいです。結論、原因、現在の対応、今後の対応の順にまとめてください」
と指示し、個人や会社が特定されない形で状況を伝えます。
すると、報告する順番のたたき台を作れます。
さらに、会社のルールで認められているのであれば、会議を録音して文字起こしし、要点をまとめて報告書のたたき台を作る方法もあります。
ただし、会議の録音や外部サービスへの入力については、参加者への配慮や機密情報の取り扱いを含め、会社のルールを事前に確認する必要があります。
報告内容そのものは自分で確認する
ChatGPTは、
- 数字が本当に正しいか
- 現場で何が起きたか
- 誰がどのように対応したか
- 会社として何を優先すべきか
- 自分の所管はどうなのか
まで把握しているわけではありません。
文章としてきれいにまとまっていても、事実と違っていれば意味がありません。
私は、
内容を考えるのは自分、伝わりやすい形に整えるのをChatGPTに手伝ってもらう
くらいがちょうどいいと思います。
長い報告を、
「1分程度で説明できるように要点を整理してください」
「最初に結論が分かる形にしてください」
と短くしてもらう使い方も便利です。
できあがった文章を見ながら、
「これは必要」
「ここは説明が足りない」
と自分で修正すればいいわけです。
部下への伝え方を考える壁打ち相手にする
管理職の仕事で難しいものの一つが、人への伝え方ではないでしょうか。
同じことを伝えても、人によって受け取り方は違います。
こちらには悪気がなくても、言い方によってはきつく聞こえることがあります。
逆に、遠回しに伝えすぎて何を改善してほしいのか分からなくなることもあります。
そんなときには、
「この内容を部下へ伝えたいのですが、きつく聞こえない表現にしてください」
「改善してほしい点は明確にしながら、相手を否定する言い方にならないように整理してください」
と相談できます。
文章をそのまま使わなくても、
「こういう伝え方もあるのか」
と参考になることがあります。
部下への対応そのものを任せない
ただし、部下との関係やこれまでの経緯、本人の性格、仕事の状況までChatGPTが理解しているわけではありません。
管理職として相手を見て、話を聞き、どう対応するのかは自分で判断する必要があります。
特に感情的になっているときは、
- 何に困っているのか
- 何を改善してほしいのか
- 相手に何を理解してほしいのか
を一度整理してから伝えるだけでも違います。
ChatGPTは、その整理を手伝う相手として使えます。
人と向き合うための準備にAIを使う。
このくらいの使い方が、管理職には合っていると思います。
トラブルが起きたときに状況を整理する
管理職をしていると、予定通りに仕事が進む日ばかりではありません。
納期の遅れ。
取引先からの問い合わせ。
社内でのミス。
設備や品質に関する問題。
部下から突然上がってくる報告。
問題が起きたときほど、短い時間の中で多くのことを考えなければなりません。
こういう場面でも、会社や個人を特定できる情報を除いたうえで、
「このような問題が起きています。現状を整理するために確認すべき項目を挙げてください」
と相談できます。
たとえば、
- 何が起きたのか
- いつから起きているのか
- 影響する範囲はどこまでか
- 現時点で確認できている事実は何か
- まだ確認できていないことは何か
- 誰への報告や確認が必要か
といった項目を整理できます。
問題が起きた直後は、どうしても目の前の出来事だけに意識が向きがちです。
項目として並べてみることで、確認漏れに気づくこともあります。
原因と事実を混同しない
トラブル対応で特に気をつけたいのは、まだ確認できていないことを事実として扱わないことです。
ChatGPTから、
「原因として○○が考えられます」
といった案が出ても、それは考える材料の一つです。
実際の原因を確認したわけではありません。
確認できている事実と原因として考えられることを分けて扱う必要があります。
私はChatGPTに答えを決めてもらうより、
「他に確認しておくことはないか」
と問いかける使い方が向いていると思います。
また、
「取引先の立場では、どんな点が気になりますか？」
「経営側から見ると、どんな確認が必要ですか？」
「現場で働く側から見ると、どんな問題がありますか？」
と聞けば、自分とは違う方向から問題を見るきっかけにもなります。
業務改善のアイデアを壁打ちする
毎日同じ仕事を続けていると、
「昔からこうしているから」
という理由だけで残っている仕事も出てきます。
「この作業、本当に必要なのだろうか」
「もっと簡単にできないだろうか」
と感じることもあります。
こうした業務改善を考えるときにも、
「毎月このような作業をしています。作業を減らすために見直せる点を挙げてください」
「この業務で二度手間になっている部分を探すには、どこを確認すればいいですか？」
と壁打ちできます。
ChatGPTから出てきた案の中には、現場では使えないものも当然あります。
設備、人員、予算、会社のルールなど、実際の職場にはさまざまな条件があるからです。
それでも、
「その考え方はなかった」
というヒントが一つ見つかれば、壁打ちをする意味はあります。
50代だからこそ経験と新しい視点を組み合わせる
50代になると、それまで仕事の中で経験してきたことは少なくありません。
うまくいったこと。
失敗したこと。
以前試したけれどうまくいかなかったこと。
長く働いてきたからこそ分かることがあります。
一方で、経験が増えるほど、
「これはこういうものだ」
と考えてしまうこともあります。
そこへChatGPTのような新しい道具を加える。
AIの考えをそのまま採用するのではなく、
「これは使えそうだ」
「これは現場では無理だ」
「少し形を変えれば使える」
と自分の経験をもとに判断する。
これまで積み重ねてきた経験に、新しい視点を一つ加える。
私は、50代管理職がChatGPTを使う価値は、こういうところにもあると思っています。
ChatGPTに任せない方がいい仕事もある
ChatGPTは便利ですが、管理職の仕事を何でも任せればいいわけではありません。
特に、
- 人事評価
- 採用や配置に関する判断
- 部下への処分や重要な指導
- 取引先との重要な交渉
- 法律や社内規程に関わる判断
- 最終的な経営・業務判断
などは、AIの回答だけで決めるべきではありません。
管理職には、その判断によって影響を受ける人がいます。
だからこそ、
「ChatGPTがそう答えたから」
を判断の理由にはできません。
AIを使うことと、責任までAIへ任せることは別です。
考えを整理してもらう。
見落としている視点を挙げてもらう。
文章を読みやすく整えてもらう。
こうした部分は手伝ってもらえます。
そのうえで、
どの案を選ぶのか。
誰に何を伝えるのか。
最終的にどう判断するのか。
ここは管理職自身の仕事だと思います。
会社情報や個人情報をそのまま入力しない
仕事でChatGPTを使ううえで、もう一つ注意したいのが情報の取り扱いです。
管理職は、
- 顧客名や取引先の情報
- 社員の氏名や個人情報
- 売上や原価
- 契約内容
- 人事評価
- 未公開の商品や計画
- 社内だけで共有されている資料
など、多くの社内情報に触れます。
こうした情報を、そのまま外部のAIサービスへ入力していいとは限りません。
まず確認したいのは、勤務先で生成AIを使ってよいのか、どのようなルールが決められているのかです。
会社が利用方法を定めているなら、そのルールを優先します。
情報をぼかして相談する
実際の会社名や人名を入力しなくても、考えを整理できる場合があります。
たとえば、
「A社から納期について問い合わせがあった」
ではなく、
「取引先から納期について問い合わせがあった」
とする。
社員名を使わず、
「部下」「担当者」「上司」
などに置き換える。
具体的な金額が不要なら、
「売上が計画を下回っている」
といった形にする。
相談する目的に必要のない情報は、できるだけ入力しない方が安心です。
ただし、名前を消せば何でも入力してよいということではありません。
案件そのものが機密情報に当たる場合もあります。
迷ったときは、会社のルールを確認することを優先してください。
最初は一つの業務から試してみる
ここまでいろいろな活用法を紹介しましたが、最初から全部試す必要はありません。
一つだけで十分です。
たとえば明日の会議の前に、
「このテーマについて会議をします。確認しておいた方がいい論点を5つ挙げてください」
と聞いてみる。
上司へ報告する前に、
「この内容を結論から伝わる順番に整理してください」
と相談してみる。
部下へ何か伝える前に、
「この文章がきつく聞こえないか確認してください」
と聞いてみる。
まずは、普段の仕事の中で少し時間がかかっていることから試せばいいと思います。
便利だと思えば続ける。
自分には合わないと思えば、無理に使う必要はありません。
AIを使うこと自体が目的ではなく、自分の仕事が少しでも進めやすくなるかどうかが大切です。
ChatGPTをまだほとんど触ったことがない方は、まず無料で試してみるところからでも十分です。
関連記事：50代AI初心者は何から始める？無料でChatGPTを試そう
まとめ｜50代管理職は経験を活かしながらChatGPTを使えばいい
50代管理職がChatGPTを仕事で使うなら、これまで積み重ねてきた経験をAIに置き換える必要はありません。
この記事で紹介したように、
- 会議前に論点を整理する
- 上司への報告内容をまとめる
- 部下への伝え方を考える
- トラブル時に確認すべきことを洗い出す
- 業務改善を壁打ちする
といった、考えたり判断したりする前の補助役として使えます。
管理職として仕事をしていると、一日に何度も判断を求められます。
そのすべてを、自分の頭の中だけで整理しなくてもいいと思います。
ChatGPTに話しかけて、自分の考えを一度外に出してみる。
別の視点を出してもらう。
その中から必要なものを自分で選ぶ。
これまでの経験を捨てるのではなく、その経験を活かすための新しい道具として使ってみる。
50代管理職がChatGPTを仕事に取り入れるなら、まずはそれくらいの距離感から始めてみてはいかがでしょうか。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
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